السيد رفيق شوشان
نحو تسيير أفضل لوكالات المدفوعات والمقابيض
إعداد : رفيق شوشان
تضبط قواعد المحاسية العمومية الاجراءات التي يجب اتباعها لتنفيذ العمليات المالية سواء كانت تلك العمليات داخلة في الميزانية أو خارجة عنها . و لتطبيق تلك الاجراءات وجب التمييز بين وظيفتين أسندت الأولى إلى آمر الصرف
و القبض ، و الثانية إلى المحاسب العمومي .
فآمر القبض و الصرف هو الشخص الذي خولت له « وفقا للقانون « الصلاحيات اللازمة لإنجاز عمليات الميزانية فهو مكلف بعقد النفقات العمومية و تصفيتها و الاذن بصرفها . كما أنه مكلف باحقاق الايرادات و معاينتها و الاذن بجبايتها .
أما المحاسب العمومي فهو موظف له الصلاحيات القانونية للقيام بجميع عمليات القبض و الصرف سواء لحساب الدولة أو لحساب الجماعات العمومية المحلية أو لحساب المؤسسات العمومية . و تشتمل مهمته على ثلاث صلاحيات .
الأولى : خزن الأموال . و هي مهمة تتمثل في انجاز عمليات القبض و الصرف ماديا باستلام المال أو بتأديته إلى صاحبه . و هذه الصلاحية تنجر عنها مسؤوليات كبرى تتمثل في المحافظة على الأموال و القيم الراجعة إلى الدولة أو المودعة لديها . وهذا يفسر القول المعروف أن المحاسب العمومي حارس لصندوقه و يتعين عليه الاقامة بجانبه .
أما الصلاحية الثانية : فهي لا تقل خطورة عن الأولى ان لم نقل أكثر منها في الرقابة على الايرادات التي توكل إليه جبايتها و على المصاريف التي تخصم مقاديرها من الميزانية . و يقوم المحاسب العمومي بدوره الرقابي من حيث شرعية العمليات قبضا و صرفا تحت مسؤولياته الشخصية و المالية .
أما الصلاحية الثالثة : فتتمثل في مسك الحسابات ذلك أن المحاسب العمومي مطالب بمسك الحسابات العمومية
و بتقديمها سواء إلى السلطة الادارية المعنية ( وزير المالية مثلا ) أو إلى دائرة المحاسبات . فتقاعس المحاسب العمومي عن تقديم حساباته إلى دائرة المحاسبات ينجر عنه التعيين الوجوبي من طرف وزير المالية لشخص يقوم مقام المحاسب المتقاعس بتحرير حسابات التصرف و تقديمها لحسابه و تحت مسؤوليته(الفصول 257، 283 من مجلة المحاسبة العمومية ) .
بيد أنه تسهيلا لقواعد التصرف المالي و تبسيطها فان الضرورة تقتضي في بعض الأحيان تدخل طرف ثالث عند تنفيذ الميزانية و هو الوكيل الذي يجوز تكليفه حسب مجلة المحاسبة العمومية بالقيام بعمليات القبض ( وكيل المقابيض ) أو الصرف ( وكيل الدفوعات ) لفائدة المحاسبين العموميين .
I / الاطار القانوني لوكالات الدفوعات و المقابيض .
يتمثل بعث وكالات الدفوعات و المقابيض في :
- تكليف شخص واحد بأداء بعض النفقات دون الاذن بصرفها مسبقا و دون اللجوء إلى المحاسب
المختص بتأدية تلك النفقات ( وكيل دفوعات ) .
- تكليف شخص للقيام بعمليات القبض (وكيل مقابيض ) .
1/ وكالات الدفوعات
لقد نص الفصل 14 من مجلة المحاسبة العمومية على انه يمكن تكليف وكلاء ليقوموا بعمليات قبض أو صرف لفائدة محاسبين عموميين و هؤلاء الوكلاء يتم اختيارهم من بين الموظفين العامليين تحت إمرة آمري الصرف و يتم تعيينهم بقرار من وزير المالية بناء على طلب من رئيس الادارة .
كما تعرض الفصل 153 من نفس المجلة إلى أن وكالات الدفوعات تحدث بقرار من وزير المالية بناء على طلب رئيس الادارة المعنية بالأمر . و يجب أن يكون كل طلب في الشأن معللا و مرفوقا بالمؤيدات اللازمة السانحة بالتحقق من ضرورة احداثها , ذلك أن احداث وكالات الدفوعات يعتبر استثناء هاما للمبادئ المطبقة في صرف النفقات العمومية و لا يرخص فيه إلا بصورة استثنائية كل ما تعلق الأمر بنفقات ضئيلة المقدار و كل ماتعذر احترام الاجراءات المقررة في خصوص تأدية النفقة عن طريق الاذن بالصرف ، ناهيك أن الفصل 152 من مجلة المحاسبة العمومية نص على أنه " يجوز تكليف وكلاء دفوعات بالقيام ببعض المصاريف العمومية إذا كانت هذه المصاريف طفيفة أو تعذرت تأديتها بأمر سابق لصرفها " . و تضبط طبيعة و مبلغ النفقات التي يمكن دفعها عن طريق وكالات الدفوعات بقرار وزير المالية المحدث لكل وكالة ، هذا القرار الذي يضبط حسب أحكام الفصل 154 من مجلة المحاسبة العمومية وجوبا نوع المصاريف المكلف بتأديتها و مقدار التسبقة الأولى الواجب منحها للوكيل و الذي يجب أن يقع ابلاغه إلى السيد المراقب الجهوي للمصاريف العمومية و إلى المحاسب المختص الذي يتولى بدوره تأدية مبلغ التسبقة للوكيل و ترسيمها بحساب من حساباته الخارجة عن الميزانية ( تسبقة للوكلاء ) الفصل 155 من مجلة المحاسبة العمومية .
و عليه فان القرار المحدث لوكالة الدفوعات يجب أن يضبط نوع النفقات التي يمكن تأديتها عن طريق أموال الوكالة و ذلك بالتنصيص على بند الميزانية التي سوف تحمل النفقة على الاعتمادات المرسمة به .
و تجدر الاشارة إلى أن ضبط اختصاصات الوكالة لا يمكن من استعمال أموالها لغاية غير التي أحدثت من أجلها و يفرض على وكيل الدفوعات إلا خلاص النفقات التي جاء ذكرها بالقرار المحدث لوكالة الدفوعات .
كما تعرضت الفصول من 156 إلى 161 من مجلة المحاسبة العمومية إلى طريقة سير وكالات الدفوعات و المسؤوليات الملقات على عاتق الوكلاء .
2/ وكالات المقابيض
يمكن أن تعهد عملية استخلاص بعض الموارد إلى الموظفين مؤهلين لذلك يطلق عليهم وكلاء المقابيض ذلك أن الفصل 75 من مجلة المحاسبة العمومية نص على أنه " يجوز عند الضرورة أن تعهد لوكلاء جباية المعاليم و المحاصيل و المداخيل المقررة بالميزانية ..." .
إلا أن الفصل المذكور لم يوضح طبيعة الموارد التي يمكن استخلاصها عن طريق وكالة مقابيض بيد أنه يمكن على سبيل الذكر لا الحصر سرد الأمثلة التالية :
- المعلوم على الذبح
- معاليم الأسواق
- معاليم مستودع الحجز
-معاليم الترسيم و التأمين و المكتبة ...
كما نص نفس الفصل على أن وكالة المقابيض تحدث بقرار من وزير المالية اعتمادا على قرار مقدم من رئيس الادارة المعنية و يجب أن ينص القرار على مايلي :
- المحاسب العمومي الذي يقوم الوكيل بالاستخلاص لحسابه .
- الموارد المرخص في استخلاصها و ذلك لضبط مشمولات أنظار الوكيل الذي يحجر عليه كليا قبض موارد لم يقع الترخيص له في استخلاصها و إلا أعتبر متصرفا فضوليا .
و تجدر الاشارة إلى أن وكلاء المقابيض لا يخول لهم القيام بأية تتبعات في مجال الاستخلاص اذ أن هذه الصلاحية من مشمولات المحاسب التابعين له .
- طرق الاستخلاص ذلك أنه يمكن لوكيل المقابيض أن يقوم بالاستخلاص نقدا ( عينا ) أو بصك أو عن طريق التحويل و يسلم في ذلك وصلا أو يضع طابعا جبائيا على وثيقة تقدم من طرف المعني بالأمر أو بتسليم تذكرة . الفصل 81 من مجلة المحاسبة العمومية .
و يقع ايداع الصكوك البنكية في ابانها لدى المحاسب المعني في حين يقع ارسال الصكوك البريدية في الآجال المحددة لذلك إلى مركز الاستغلال المالي أو المحاسب في صورة عدم امتلاك وكيل المقابيض لحساب جاري .
- طرق تسليم الأموال إلى صندوق المحاسب المختص و في هذا الباب يجب أن يحدد القرار على وجه الخصوص دورية دفع الأموال إلى صندوق المحاسب الذي تستخلص الأموال لحسابه ( يوميا -أسبوعيا ) .
و في اطار اللامحورية نصت أحكام الفصل 21 من الأمر عدد 2240 لسنة 1994 المؤرخ في 13 أكتوبر 1994 المتعلق بتنظيم المراكز المحاسبية العمومية التابعة لوزارة المالية على أن القباض الجهويين للمالية - أمناء المال الجهويين حاليا - يتولون النظر في قرارات احداث وكالات المقابيض و تحويرها و غلقها و قرارات تعيين الوكلاء
و ذلك بالنسبة للوكالات المحدثة على الاعتمادات المفوضة و على موازين المؤسسات العمومية عندما يكون قرار سلطة الاشراف على المؤسسات مفوضا على المستوى الجهوي ، وكذلك التأشير على مطالب التسبقة المالية المقدمة من طرف وكلاء الدفوعات و على مطالب فتح الحسابات البريدية الجارية المقدمة من طرف وكلاء الدفوعات
و المقابيض بالمؤسسات العمومية .
II / المسؤوليات و الواجبات المحمولة على وكلاء الدفوعات و المقابيض
أ -الضمان
تبعا لمقتضيات الفصلين 14 و19 من مجلة المحاسبة العمومية ، فإن الوكيل مطالب قبل مباشرته لوظيفته بالادلاء بما يثبت انخراطه في هيئة الضمان التعاوني و يتعين على المؤسسة تطبيق هذا الاجراء باعتبار أن الوكيل يعمل تحت سلطة المحاسب الذي يرجع له بالنظر و هو المسؤول ماليا و بالتضامن معه عن أعماله في حدود المراقبة التي يتعين عليه اجراؤها على تصرفه .
وتتمثل اجراءات الانخراط في هيئة الضمان التعاوني في ابلاغ المصالح المختصة بالادارة العامة للمحاسبة العومية مباشرة أو عن طريق التسلسل الاداري بمطلب انخراط مع نسخة من قرار التعيين و تتولى المصلحة المذكورة اسناد الوكيل رقم ترسيم بهذه الصفة يكون صالحا طيلة الحياة الادارية للموظف المعني كما تسلمه شهادة في الانخراط يستظهر بها عند الحاجة وخاصة بمناسبة ضبط وضعية صندوق الوكالة من قبل المتفقدين المحققين .
ويترتب عن هذا الانخراط مساهمة الوكيل بصندوق الضمان التعاوني و ذلك في شكل خصم بنسبة 15 % من منحة المسؤولية التى يتمتع بها الوكيل عملا بأحكام الأمر عدد 171 لسنة 1976 المؤرخ في 1 مارس 1976 المنقح بالأمر عدد 375 لسنة 1977 المؤرخ في 20 أفريل 1977 المتعلق بمنحة المسؤولية المسندة لوكلاء المقابيض و الدفوعات بالجماعات العمومية المحلية .( التعليمات العامة عدد 183/76 بتاريخ 3 جويلية 1976 الصادرة عن الادارة العامة للمحاسبة العمومية ) .
مع الملاحظ أن هذه المساهمة قابلة للترجيع في الحدود و حسب الشروط المحددة بالأمر عدد 904 لسنة 1990 المؤرخ في 6 أفريل 1990 و المتعلق بالضمان التعاوني للمحاسبين العموميين و كذلك ما تضمنته التعليمات العامة عدد 8 المؤرخة في 28 أكتوبر 1991 الصادرة عن الادارة العامة للمحاسبة العمومية .
ب- حسابيات الوكيل
يتحتم على الوكيل مسك حسابية تمكن من التعرف على الوضعية المالية للوكالة في أي وقت من الأوقات و يجب أن تبين هذه الحسابية :
* بالنسبة لوكلاء الدفوعات : ( الفصل 158 من مجلة المحاسبة العمومية )
- مقدار التسبقة المسلمة للوكيل
- الباقي بالحساب الجاري المفتوح
- الأموال المدفوعة من طرفه
-الوثائق التي لم يقع تسويتها
- الأموال المتبقية بذمته
و في هذا الاطار يجب الاشارة إلى أن هذه الحسابية تدون بسجلات يختلف عددها كلما تضاءلت أو تضاخمت أهمية الوكالة و يمكن هنا الرجوع إلى السجلات الوارد ذكرها في اطار التعليمات العامة عدد 42 بتاريخ 14 ماي 1981 الصادرة عن الادارة العامة للمحاسبة العمومية ذلك أنه مطالب بمسك :
- سجل يومي تدون به كل عمليات القبض و الصرف حال انجازها
- دفتر الصندوق ( لقد أكدت التعليمات العامة عدد 1 الصادرة عن الادارة العامة للمحاسبة العمومية في 11 جانفي 1999 على الزام الوكلاء بمسك دفاتر الصندوق حسب الأنموذج الملحق بها و ذلك لغاية ضبط الوضعية اليومية لرصيد الوكالة )
- دفتر الحساب الجاري البريدي
- دفتر عمليات الوكلاء المساعدين
- دفتر التسبقات و المؤيدات ...
* بالنسبة لوكلاء المقابيض :
- مقدار المداخيل المستخلصة
-المداخيل التي وقع دفعها للمحاسب
- الأموال المتبقية بذمته
و يمسك وكلاء المقابيض لهذا الغرض وجوبا سجلا تدون به يوميا العمليات المتعلقة سواء باستخلاص الموارد
أو بدفعها إلى المحساب المختص اضافة إلى وجوب مسك حسابية مواد إذا كانت الاستخلاصات منجزة بواسطة طوابع جبائية ، مطبوعات ذات قيمة مالية ... و تتألف هذه الحسابية التي يجب تدوينها بسجل خاص من ثلاثة عناصر .
التحميلات : و تتكون من عدد و قيمة الطوابع و التذاكر و المطبوعات ذات القيمة المالية ... المسلمة للوكيل و كذلك من طرف المحاسب .
الابراءات : و تتكون من عدد و قيمة الطوابع و التذاكر و المطبوعات ذات القيمة المالية ... المباعة و كذلك عدد
و قيمة الطوابع و التذاكر و المطبوعات ذات القيمة المالية ... التي أصبحت لا تستعمل و أرجعت
إلى المصلحة المختصة .
البـــــــاقي : ويتمثل في الفرق بين التحميلات والابراءات .
وتهدف جملة هذه الوثائق المحاسبية الواجب على الوكيل مسكها الى التعرف آنيا على وضعية الوكالة وتحديد جملة المبالغ المستخلصة و تلك المودعة لدى القابض و الرصيد المتبقى لدى الوكيل ومكوناته , والى ابراز وضعية القيم من حيث الكميات المسلمة للوكيل و الكميات المستعملة لتفرز مابقي بعهدة الوكيل .
ج- المسؤوليات الشخصية و المالية للوكيل
لقد نص الفصل 19 من مجلة المحاسبة العمومية على أن وكلاء المقابيض و الدفوعات مسؤولون شخصيا و ماليا عن العمليات التي يقومون بها مباشرة وكذلك عن العمليات التي يقوم بها الوكلاء المساعدون العاملون تحت أوامرهم ( تقع تسميتهم من قبل آمر القبض و الصرف ) .
د- تقديم الكشف الدوري للوضعية المالية لوكالة الدفوعات
يتحتم على وكيل الدفوعات في نهاية كل ثلاثة أشهر تقديم كشوف عن الوضعية المالية لوكالته (الفصل 159 من مجلة المحاسبة العمومية ) و توجه هذه الكشوف مباشرة إلى أمين المال الجهوي للتثبت فيها و مراجعتها و يتولى على اثرها رفع تقرير كل ستة أشهر إلى الادارة العامة للميزانية عن مجمل الوكالات التابعة له .
وفي نفس السياق أكدت التعليمات العامة عدد 1 المؤرخة في 11 جانفي 1999 على ضرورة مطالبة الوكلاء بتقديم كشف عام للوضعية المحاسبية للوكالة ( حسب نموذج ملحق بها ) في موفى كل ثلالثة أشهر في ثلاثة نظائر , يوجه أحدها الى أمين المال الجهوي و ترجع النسخة الثانية الى الوكيل بعد التأشير على صحة البيانات المضمنة بها من طرف المحاسبين المكلفين بمراقبة الوكالات ’ و تحفظ النسخة الأصلية في ملف الوكالة للاستظهار بها عند الاقتضاء للمتفقدين المحققين .
ه- آجال تقديم الوثائق المثبتة للمصاريف إلى آمر الصرف ( الفصل 156 من مجلة المحاسبة العمومية )
يتولى وكيل الدفوعات تسليم الأوراق المثبتة لدفوعاته في أجل أقصاه 45 يوما ابتداء من تاريخ الدفع إلى آمر الصرف المختص قصد الحصول على تجديد التسبقة و يصدر آمر الصرف في هذا الغرض بعد مراجعته تلك الوثائق اذنا بالدفع باسم الوكيل لتأدية مقدار ماتم صرفه من قبل الوكيل .
و- مراقبة وكلاء المقابيض و الدفوعات
يخضع وكلاء المقابيض و الدفوعات طبقا للفصل 19 من مجلة المحاسبة العمومية لمراقبة المصالح و الأعوان المؤهلين من قبل وزارة المالية للقيام بالمراقبة الحسابية على أساس الوثائق و على عين المكان .
كما يخضع هؤلاء الوكالاء إلى مراقبة المحاسبين التابعين لهم و إلى التفقد الاداري من قبل آمري الصرف التابعيين لهم . كما يخضع وكلاء الدفوعات علاوة على ذلك إلى المراقبة التي يجريها المراقب الجهوي للمصاريف العمومية .
III / سير عمل وكالات المقابيض و الدفوعات ( النقائص ، الاخلالات و التوصيات )
انطلاقا من الأبحاث الادارية المجراة على وكالات الدفوعات و المقابيض ، تبين أن البعض منها يتعرض من حين إلى آخر لعمليات سرقة بالخلع ، أو لعمليات اتلاف على مستوى الوثائق المحاسبية الهامة ناتجة عن العديد من الاخلالات و النقائص ملخصة كالآتي :
* عدم توفر الضمانات الكافية لحفظ الأموال العمومية كافتقار أغلب وكالات المقابيض و الدفوعات إلى خزائن حديدية مقواة مثبتة بالحائط و اكتفاء الوكلاء باستعمال حافظات صغيرة الحجم يمكن نقلها من مكان إلى آخر و تحفظ داخل ادراج المكاتب أو الخزائن الخشبية وهو ما لايستعصي معه عملية التكسير و الخلع و السرقة خاصة اذا كان موقع الوكالة بعيدا نسبيا عن الادارة الراجعة إليها بالنظر .
وعليه وجب حفظ الأموال و القيم و الموارد في الأماكن المعدة لها ، و التي يجب أن تتوفر فيها جميع الضمانات الأمنية و في هذا المستوى و على سبيل المثال يعد خطأ فادحا يتحمل تبعته المسؤول عنه ، كل حفظ للأموال
و لو لحين ، بادراج المكاتب عوضا عن الأماكن العادية المخصصة لها مع احكام غلق الخزائن و قاعات الحفظ .
* انعدام المراقبة الدورية لحسابات وكلاء المقابيض و الدفوعات من طرف المحاسبين المعنيين طبقا لمقتضيات الفصل 19 من مجلة المحاسبة العمومية ، وقد تبين أن بعضهم لا يمسك دفاتر محاسبية لتسجيل العمليات اليومية المنجزة على الوكالة و ذلك لجهلهم بوجوب مسك هذه الدفاتر و لعدم مطالبتهم بذلك من طرف المحاسبين المكلفين لمتابعة أعمالهم و مراقبتها بصفة دورية .
لذلك تعين اجراء المراقبة الدورية كل فيما يخصه على عمليات وكلاء المقابيض و الدفوعات و الوكلاء المساعدين
و ذلك للتأكد من توفر الأرصدة المالية و تتطابقها مع الكتائب و حسابية المواد . كما وجب متابعة عمل وكلاء الدفوعات باجراء المراقبة اللازمة لدفاترهم و للوثائق المثبة للمصاريف و لرصيد الصندوق بصفة دورية مع وجوب رفض كل مؤيدات النفقات التي تجاوزت أجل 45 يوما بين يدي الوكيل .
هذا و تجدر الاشارة إلى اعفاء وكلاء الدفوعات من تادية النفقات بواسطة التحويل البريدي أو البنكي للمصاريف المؤداة من طرفهم لفائدة الشركات و المؤسسات ( فصل 113 من مجلة المحاسبة العمومية ) ومن تقديم الاثباتات للمصاريف التي يقومون بدفعها و الاحتفاظ بها بالنسبة للنفقات التي لا يتجاوز مقدارها الخمسة دنانير اذ يكفي مد المحاسب العمومي بقائمة مفصلة في الغرض (130 من مجلة المحاسبة العمومية ) .
* ممارسة بعض الوكلاء لمهامهم دون ان تتم تسميتهم بصفة قانونية طبقا لمقتضيات الفصل 14 من مجلة المحاسبة العمومية .
* ممارسة بعض الوكلاء لمهام وكيل دفوعات و مقابيض في نفس الوقت .
* عدم مسك حسابية لكافة الدفاتر و المقتطعات التي تسلم إلى الوكلاء حتى أنه نلاحظ في بعض الأحيان أن آ مر الصرف أو الوكيل نفسه يحتفظ بجميع الدفاتر و المقتطعات المسلمة إليه من طرف المطبعة الرسمية ، مما يمنع المحاسب من اجراء عمليات المحاسبة اللازمة ، ويتيح الفرصة لاقتراف أعمال لا مسؤولة .
و عليه وجب مسك حسابية مواد صحيحة و محينة من طرف المحاسبين العموميين ووكلاء المقابيض مما يمكن من ضبط الدفاتر و المقتطعات و التذاكر التي هي بحوزة الوكلاء و الوكلاء المساعدين في كل حين و بأيسر الطرق
و يطلب في هذا الاطار :
- ختم و تأشير جميع الدفاتر و الأكناش و المقتطعات التي تسلم إلى الوكلاء حتى يسهل تبين الوثائق التي لم يضمنها المحاسب بحسابية المواد .
- تمكين الوكلاء من دفاتر الاستخلاص و كنشات المقتطعات و التذاكر بحسب حاجتهم خلال مدة قصيرة مع استرجاع الكتائب المستعملة لحفظها بالمراكز المحاسبية بعد مراقبتها بدقة و التأكد من سلامتها من حيث الصفحات والوصولات و المبالغ المرسمة بها .
* عدم ايلاء الأهمية اللازمة لعمليات توقيف دفاتر المقابيض و كنشات المقتطعات المستعملة من طرف وكلاء المقابيض مما يجعل من عملية إحالة المبالغ المقبوضة من طرف الوكيل إلى المحاسب المعني عملية شكلية في حين أن الأمر يتطلب عناية فائقة و معالجة دقيقة و ذلك بـــ :
- مراجعة مختلف صفحات دفتر المقابيض و مقارنة المبالغ المضمنة بجذور الوصولات بتلك المبينة بالأودية .
- إعادة جمعها أفقيا و عموديا .
- التثبت من أن الدفتر أو كنش المقتطعات يحتوي على العدد الكامل من الصفحات و الوصولات حسبما تم ضبطه قبل الشروع في الاستعمال .
- توقيف جملة المقابيض إلى تاريخ المحاسبة بخط اليد و إمضائه من طرف المحاسب المعني مع التنصيص على رقم و تاريخ الوصل الذي يتم تسليمه إلى الوكيل و وجوب مسكه بالدفتر .
* المحافظة على الأموال العمومية التي بحوزة الوكيل عند قبضها في مكان آمن و ذلك تلافيا لإرتكاب بعض الأخطاء التي تبدو في ظاهرها بسيطة على أن مسؤولية ضياعها جسيمة و يمكن أن تضع مرتكبها في وضعية حرجة ( وكيل يحتفظ بالأموال في مكان خاص أو يستعملها لغايات شخصية بدعوى ارجاعها عند آخر الحصة إلا أنه يفاجئ بعملية تفقد في الأثناء و هذا الخطأ يعتبر فادحا و يمكن أن يعرض صاحبه إلى عقوبات ادارية اضافة إلى أخرى جزائية إن اتضح في ذلك سوء النية المتعمدة ).
*احتفاظ الوكلاء بالأموال المجمعة لديهم مدة طويلة تخالف تلك المحددة بقرار الاحداث كأن يحتفظ الوكيل طيلة مدة استراحته السنوية بالأموال لديه . لذلك وجبت متابعة دفع محاصيل وكالات المقابيض إلى صناديق المحاسبين في الآجال المبينة بقرار الإحداث ، وحتى قبل المواعيد المحددة عند الاقتضاء ( محاصيل استثنائية أو عند تنامي المداخيل ... ) و يستحسن أن يتم ذلك يوميا سواء بالحضور لدى المحاسب أو بالتحويل لحسابه البريدي ( مذكرة عامة عدد 84 المؤرخة في 6 نوفمبر 1998 الصادرة عن الادارة العامة للمحاسبة العمومية ) ولا يمكن بأي حال من الأحوال تجاوز مدة الأسبوع لايداع الأموال الهامة لدى المحاسب طبقا لما ورد بالتعليمات العامة عدد 1 لسنة 1999 الصادرة عن الادارة العامة للمحاسبة العمومية .
و يعتبر في هذا المجال خطأ فادحا يتحمل مسؤوليته المباشرة الوكيل المعني ، و بالتضامن المحاسب المكلف بمراقبة الوكالة كل ضياع للأموال العمومية ، التي لا تقع إحالتها في آجالها إلى صندوق المحاسب .
و عليه فإنه يجدر التذكير بالمسؤولية المالية التي يتحملها المحاسبون بالتضامن مع الوكلاء كلما ثبت اخلال من طرفهم في جانب من جوانب المراقبة التي يتعين عليهم اجراؤها على تصرف الوكلاء و ان مبدأ القوة القاهرة لا يعفي المحاسبين و الوكلاء من المسؤولية المالية و الشخصية طالما لم يثبت قيامهم باتخاذ جميع الاجراءات و التدابير الكفيلة بمنع حصول القوة القاهرة أو الحد من مخلفاتها عند وقوعها و خاصة فيما يتعلق بتلف الأموال العمومية
و ضياع الدفاتر و المقتطعات .
*عدم اعتماد نظام التسبقة بالنسبة لمختلف وثائق الحالة المدنية رغم ما يتسم به هذا النظام من وضوح و بساطة تمكن وكيل المقابيض من اعداد وضعيات الوثائق التى بحوزته و مسك حسابية في شأنها , و القابض من سرعة و نجاعة في متابعة أعمال الوكلاء و اطار التفقد من فاعلية في أعمال التثبت و المراقبة لذلك بات من الأجدر تعميم العمل بهذا النظام على كافة وثائق الحالة المدنية و التخلى على نظام التزود بالوصولات التى يتسلمها وكلاء المقابيض من المصالح البلدية قصد الحصول على ما تحتاجه الدوائر البلدية التى يعملون بها من وثائق .
ويتمثل نظام التسبقة في تسليم كميات محددة من كل نوع من أنواع وثائق الحالة المدنية الى وكلاء المقابيض من قبل قباض البلديات و المحافظة على هذه الكميات باستمرار لدى الوكلاء بحيث يكون بحوزة الوكيل مجموعة من الوثائق و النقود تساوى دائما في جملتها قيمة محددة و معروفة مسبقا و هو ما من شأنه أن ييسر أعمال المراقبة و التفقد والمتابعة و يقلل من هامش الأخطاء التى حتى في وقت وقوعها يمكن لاي كان الاهتداء اليها بأيسر السبل و في وقت قصير .